SISTEM MANAJEMEN BASIS DATA

BAB I

PENDAHULUAN

A.    Latar Belakang

            Sistem manajemen basis data mengorganisasikan volume data dalam jumlah besar yang digunakan oleh perusahaan dalam transaksi-transaksinya sehari-hari. Data harus diorganisasikan sehingga para manajer dapat menemukan data tertentu dengan mudah dan cepat untuk mengambil keputusan. Perusahaan memecah keseluruhan koleksi data menjadi sekumpulan tabel data yang saling berhubungan, kumpulan-kumpulan kecil data yang saling terhubung ini akan mengurangi pengulangan data sehingga pada akhirnya konsistensi dan akurasi data makan meningkat.

            Dewasa ini sebagian besar perusahaan menggunakan basis data yang mengikuti suatu struktur relasional. Dua alasan penting di balik penggunaan struktur ini adalah bahwa struktur basis data relasional mudah untuk digunakan dan hubungan di antara tabel di dalam struktur bersifat implisit. Kemudahan penggunaan telah memberanikan banyak manajer untuk menjadi pengguna langsung dan sumber basis data.

            Meningkatnya arti penting basis data sebagai sumber daya yang mendukung pengambilan keputusan telah mengharuskan para manajer mempelajari lebih jauh perancangan penggunaan basis data. Dalam makalah ini penulis akan mencoba memaparkan mengenai bagaimana sistem manajemen basis data.

B.     Rumusan Masalah

Yang menjadi rumusan masalah dalam makalah ini ialah:

a.       Apa yang dimaksud dengan Manajemen Sumber Daya Data?

b.      Apa yang dimaksud dengan organisasi data?

c.       Bagaimana struktur Basis data?

d.      Bagaimana contoh basis data relasional?

e.       Bagaimana membuat dan menggunakan basis data?

f.       Bagaimana personel basis data?

g.      Bagaimana menempatkan sistem manajemen basis data dalam perspektif?

C.    Tujuan Penulisan

Tujuan penulisan makalah ini ialah:

a.       Untuk menyelesaikan tugas kelompok mata kuliah Sistem Informasi Manajemen

b.      Untuk mengetahui apa itu Manajemen Sumber Daya Data dan organisasi data

c.       Untuk mengetahui bagaimana struktur data

d.      Untuk mengetahui bagaimana contoh basis data relasional

e.       Untuk mengetahui bagaimana membuat dan menggunakan basis data

f.       Untuk mengetahui bagainama personel basis data dan bagaimana menempatkan sistem manajemen basis data dalam perspektif

BAB II

PEMBAHASAN

A.    Manajemen Sumber Daya Data

      Data adalah sumber daya penting organisasi yang perlu dikelola seperti mengelola aset penting dalam bisnis lainnya. Saat ini, perusahaan tidak dapat bertahan hidup atau berhasil tanpa data yang berkualitas mengenai internal danlingkungan eksternal mereka. Manajemen sumber daya data, yaitu sebuah aktivitas manajerial yang mengaplikasikan teknologi sistem informasi seperti manajemen database, gudang data, dan alat manajemen data lainnya dalam tugas untuk mengelola sumber daya data organisasi agar dapat memenuhi kebutuhan informasi pihak-pihak yang berkepentingan dengan bisnis mereka.

B.     Organisasi Data

            Komputer pada awalnya digunakan untuk memecahkan masalah-masalah yang membutuhkan kalkulasi angka yang rumit dan membsankan yang membutuhkan sedikit inputdan output. Dewasa ini perusahaan membutuhkan jumlah input dan output yang sangat besar. Perusahaan sering kali membutuhkan komputer untuk memecahkan masala yang sama dengan input yang berbeda secara berulang kali.

            Perusahaan menyimpan data yang cukup besar di sistem informasi berbasis komputernya karena perusahaan tersebut melakukan begitu banyak transaksi bisnis. Agar dapat  menggunakan data dan terhndar dari kekacauan konsep “data” telah dipecah dan dikurangi menjadi konsep yang lebih kecil yang akan menyediakan balok-balok pembangun yang dapat dikombinasikan untuk meghasilkan kembali data awal dalam suatu bentuk yang terorganisasi dan dapat diakses.

Hirarki data.    

Data bisnis secara tradisional telah diorganisasikan ke dalam suatu hierarki field-field data yang bergabung untuk membentuk record, dan record yang bergbung ubtuk membentuk file. Field Data adalah unit data yang terkecil; mencerminkan jumlah data yang terkecil yang akan ditarik dari komputer pada satu waktu. Contoh field data dapat berupa kode matakuliah. Record adalah suatu koleksi field-field data yang saling berhubungan. File adalah koleksi record yang saling berhubungan, seperti satu filedari seluruh record yang berisi field kode-kode matakuliah dan namanya.

Basis data adalah sekumpulan file yang berada dibawah kendali piranti perangkat lunak sistem manajemen atau data perusahaan yang dikendalikan dan diadministrasikan oleh sistem manajemen basis data. Bisa dikatakan bahwa basis data adalah kumpulan dari semua data berbasis komputer.

Spreadsheet sebagai Basis Data Sederhana

      Tabel yang berisi baris dan kolom dapat disajikan dalam suatu spreadsheet.Konsep tabel merupakan konsep yang penting, karena struktur basis data relasional , secara konseptual serupa dengan sekumpulan-sekumpulan tabel-tabel yang saling berhubungan. Sebagian besar istilah yang digunakan oleh spesialis informasi yang berkerja dengan sistem menejemen basis data akan berhubungan dengan istilah-istilah yang dipergunakan untuk menjelaskan tabel-tabel, tetapi dengan beberapa istilah dan konsep tambahan yang dibutuhkan .

Flat Files

      Flat file (file datar) adalah suatu tabel yang memiliki kolom-kolom yang berulang.
Normalisasi (normalization) adalah suatu proses formal untuk menghapus field field data yang berulang (redundant) sambil tetap menjaga kemampuan basis data untuk tetap menambah, mengubah, dan menghapus tanpa menyebabkan kesalahan. 

Field Field kunci

      Kunci (Key) di suatu tabel adalah suatu field (kombinasi field) yang berisi satu nilai yang secara unik mengidentifikasi masing–masing record di dalam tabel. Kandidat kunci (key candidate) adalah sebuah field yang secara unik mennggidentifikasi masing-masing baris tabel namun tidak dipilih menjasi kunci.

Tabel-tabel yang Berhubungan

      Tabel-tabel tersebut berbagi satu field yang sama, yaitu Kode, dan nilai field Kode menentukan baris-baris mana didalam tabel yang tergabung secara logis.

C.    STRUKTUR BASIS DATA

      Struktur basis data adalah cara data diorganisasi agar pemrosesan data menjadi lebih efisien. Struktur ini kemudian diimplementasikan melalui suatu sistem manajemen basis data.
Sistem manajemen basis data (DBMS) adalah suatu peranti lunak yang menyimpan struktur basis data, data itu sendiri , hubungan di antara data di dalam basis data, nama-nama formulir, jenis-jenis data, angka di belakang desimal, jumlah karakter, nilai-nilai default, dan seluruh uraian field lainnya.

Struktur Basis Data Hierarkis

      Struktur hirarkis ini dibentuk oleh kelompok-kelompok data,subkelompok, dan beberapa subkelompok lagi, seperti cabang dari sebuah pohon, untuk mendapatkan sebuah record dari satu cabang ke cabang lainnya mengharuskan sistem manajemen basis data tersebut menavigasi kembali ke persimpangan umum dari cabang-cabang tersebut. Struktur hierarkis memanfaatkan sumber daya komputer secara efisien, khususnya ketika sebagian besar record di dalam basis data akan digunakan dalam suatu aplikasi. 

      Namun, ketika para manajer hanya menginginkan sedikit record terpilih saja darjj sejumlah besar record di dalam basis data, struktur hierarkis menjadi tidak efisien. Hal inil karena setiap record basis data hierarkis memiliki satu field yang menunjuk pada alamat penyimpanan dari record logis berikutnya di dalam basis data. Record-record tidak harus disimpan dengan susunan fisik yang berurutan di dalam suatu alat penyimpanan. Satu pointer akan menunjukkan record yang "berikutnya secara logis" (record setelahnya), dan sistem manajemen basis data akan mengambil record yang "berikutnya secara logis." Akan tetapi, keputusan managerial mungkin hanya membutuhkan satu record yang spesifik untuk menghadapi suatu masalah bisnis. Seorang manajer menginginkan satu record pesanan penjualan tertentu untuk menghadapi keluhan pelayanan dari seorang 'pelanggan tertentu, dan' bukannya sebuah daftar yang berisi ribuan pesanan pembelian yang diterima pada hari itu.

Struktur Basis Data Jaringan

      Struktur basis data jaringan dikembangkan untuk memungkinlcan penarikan record-record tertentu. Ia memungkinkan satu record tertentu menunjuk pada semua record lainnya di dalam basis data'' Gugus Tugas Basis Data yang merupakan subkomite dari CODASYL mengeluarkan spesifikasinya untuk struktur basis data jaringan pada tahun 1971.
Struktur jaringan memecahkan permasalahan keharusan untuk menarik balik hingga kembali ke "cabang" yang menyatukan basis data. Secara konseptual, setiap record dalam basis data dapat menunjuk ke semua record lain di dalam basis data, ibaratnya seperti meloncat ke setiap cabang pada sebuah pohon. Akan tetapi, rentang kemungkinan koneksi yang begitu lebar ini juga merupakan kelemahan dari penerapan struktur jaringan pada masalah-masalah praktis. Mengizinkan setiap record menunjuk ke record-record yang lainnya akan terlalu kacau. Bahkan profesional sistem informasi sekalipun akan mengalami kesulitan dalam mengembangkah dan menggunakan basis data dengan menggunakan struktur jaringan.

Struktur Basis Data Relasional

      Sekumpulan basis data seperti ini terlihat seperti sekumpulan table-tabel yang mirip seperti table-tabel spreadsheet.Relasi diantara table tidak disimpan sebagai petunjuk atau alamat; sebagai gantinya, relasi antar table bersifat implisit.

      Jika struktur hierarkis dan jaringan mengandalkan diri pada relasi fisik (physical^ relationship) di dalam bentuk alamat-alamat penyimpanan, relasi dalam struktur basis| data relasional adalah implisit. Relasi implisit (implicit relationship) dapat secara tidakf langsung berasal dari data. Ketika terdapat satu field (kolom) data yang sama dalam dual tabeL'maka record (baris) dari kedua tabel tersebut akan dapat digabungkan ketika nilai-nilail field datanya sama. Inilah cara bagaimana kita telah menggabungkan bersama tabel-tabel JURUSAN dan MATA KULIAH dengan menggunakan nilai-nilai dalam field Singkatan,
Konsep dari suatu struktur basis data yang terdiri atas tabel-tabel di mana relasi terbentuk secara implisit dengan mencocokkan nilai-nilai dalam field data yang sama, akan mudah untuk dipergunakan dan dipahami. Kemudahan penggunaan memiliki arti yang sangat penting. Ketika organisasi menjadi lebih "datar" (ketika telah direorganisasikan sehingga memiliki lapisan manajemen yang lebih sedikit), akan terdapat lebih banyak spesialis yang tersedia untuk mengumpulkan data dari sistem berbasis komputer dan membuat laporan bagi manajer. Para manajer dan staf profesional harus mengakses informasi secara langsung dari suatu basis data agar dapat mendukung pengambilan keputusan yang mereka lakukan. Struktur mirip tabel dari sistem manajemen basis data relasional adalah sebuah format yang dapat dipahami dengan cepat oleh manajer maupun staf profesional.

D.    CONTOH BASIS DATA RELASIONAL

      Contoh-contoh field data , tabel, dan relasi di antara tabel akan memberikan latarbelakang untuk konsep-konsep basis data yang akan disajikan . Suatu basis data bernama jadwal telah dibuat dari tabel-tabel yang telah digunakan. Basis data akan memecahkan informasi kedalam beberapa tabel karena jika informasi hanya disimpan pada satu tabel, maka akan terdapat banyak nilai field data yang terduplikasi; sehingga menyebabkan data menjadi berulang (redundant). Basis data akan mengurangi pengulangan data dalam tabel-tabel.

      Basis data akan meningkatkan konsistensi data dan akurasi data. Ini merupakan masalah yang sangat penting. Manajer mengambil keputusan yang sangat penting bagi operasi perusahaan dan oleh sebab itu, mereka membutuhkan data yang akurat dan konsisten dengan data lain si dalam basis data. Mengurangi jumlah pengulangan data adalah hal yang baik, tetapi konsistensi dan akurasi data merupakan suatu hal yang vital.

Basis Data Jadwal

      Contoh yang dipergunakan di sini diimplementasikan pada piranti lunak sistem menejemen basis data Microsoft Access, namun implementasi ini akan serupa pada setiap produkk basis data relasional lainnya. IBM, Oracle, Microsoft, dan banyak perusahaan lain menyediakan peranti lunak sistem menejemen basis data relasional.

Konsep Basis Data

      Ketika pengguna memikirkan record di dalam suatu basis data, mereka secara intuitif akan merasa bahwa urut-urutan record yang ditampilkan dalam sebuah laporan merupakan cerminan dari urut-urutan penyimpanan record tersebut di dalam disk komputer. Suatu sistem I manajemen basis data dapat menampilkan data ini dalam suatu urut-urutan yang logis dan i secara intuisif tepat, meskipun masing-masing record dari basis data tersebut dapat tersebar,; di banyakyife dan terletak di seluruh penjuru ruang penyimpanan komputer.
Dua sasaran utama dari konsep basis date adalah untuk meminimalkan pengulangan data "dan untuk memperoleh independensi data. Pengulangan data—seperti yang telah dibahas sebelumnya dalam bab ini—akan membuang-buang ruang penyimpanan, memperlambat pemrosesan record, dan moigundang ketidakkonsistenan data.

      Independensi data (data independence) adalah kemampuan untuk melakukan perubahan pada struktur data tanpa melakukan perubahan pada program-program aplikasi yang memproses data. Sebagai contoh, program komputer untuk memproses pesanan pembelian adalah program yang terpisah dari data pesanan pembelian yang disimpan di dalam basis data. Independensi data tercapai dengan menempatkan spesifikasi data di dalam tabel-tabel dan kamus yang secara fisik terpisah dari program.

      Ukuran field Kode dapat ditingkatkan dari 8 menjadi 10 karakter di dalam definisi tabel tanpa memengaruhi aplikasi apa pun yang menggunakan field Kode. Ketika program-program komputer melakukan akses langsung ke file-file data untuk mengambil data, mereka haras secara eksplisit menyatakan format data. Hal ini akan memerlukan kode program komputer untuk ditulis ulang jika "lmlah karakter untuk Kode mengalami perubahan dari 8 menjadi 10. Jika terdapat 25 aplikasi komputer yang membutuhkan akses ke field Kode, maka seluruhnya akan perlu dimodifikasi. Dengan independensi data, tidak diperlukan penulisan ulang kode komputer lagi, karena satu-satunya perubahan hanyalah pada definisi dari field tersebut di dalam basis data.   

      Kamus data (data dictionary) me'ncakup definisi-definisi dari data yang disimpan di dalam basis data dan dikendalikan oleh sistem manajemen basis data. Struktur basis data yang dimuat dalam kamus data adalah kumpulan dari seluruh definisi field, definisi tabel, relasi tabel, dan hal-hal lainnya. Nam* field data, jenis data (seperti teks atau angka atau tanggal), nilai-nilai yang valid untuk data, dan karakteristik-karakteristik lainnya akan disimpan dalam kamus data. Perubahan-perubahan pada struktur data hanya dilakukan satu kali—di dalam kamus data; program-program aplikasi yang mempergunakan data tidak akan ikut terpengaruh.

E.     MEMBUAT BASIS DATA 

      Konsepnya, proses pembuatan sebuah basis data akan melibatkan tiga langkah utama, yaitu:

a.          Menentukan data yang anda butuhkan.

b.         Menguraikan data tersebut.

c.          Memasukkan data kedalam basis data.

Menentukan kebutuhan data 

      Menentukan data yang perlu dikumpulkan dan disimpan adalah langka penting dalam mencapai suatu system informasi berbasis computer,kita dapat menggunakan 2 pendekatan dasar untuk menentukan kebutuhan data yaitu Pendekatan pada proses(process-oriented) dan pemodelan perusahaan.

ü  Pendekatan yang berorientasi pada proses 

      Pendekatan ini juga disebut dengan pendekatan yang berorientasi pada masalah(problem-oriented approach) dan pemodelan yang berorientasi pada proses(process oriented modeling).Untuk mendefinisikan kebutuhan data pada pendekatan ini memiliki langkah-langkah berikut :

1. Mendefinisikan masalah

2. Mendefinisikan keputusan yang dibutuhkan 

3. Menjabarkan kebutuhan informasi

4. Menentukan pemrosesan yang dibutuhkan

5. Menentukan spesifikasi kebutuhan data

Alasan mengapa pendekatan process-oriented kadang-kadang disebut pendekatan problem-oriented adalah karena dimulai dengan masalah.

ü  Pendekatan pemodelan perusahaan

      Kekuatan pada pendekatan ini adalah mengambil keuntungan dari sudut pandang sumber daya data perusahaan yang luas,dan memiliki kelemahan yaitu kesulitan dalam mengaitkan data dari suatu masalah bisnis ke data dari masalah bisnis yang lainnya.

Kelemahan itu dapat diatasi dengan menentukan seluruh kebutuhan data perusahaan dan kemudian menyimpan data tersebut dalam basis data.

Diagram Relasi Entitas

      Diagram relasi entitas (entity relationship diagram-ERD) seperti ditunjukkan dengan namanya,berhubungan dengan data didalam entitas dan hubungan antar entitas.ketika pengguna dan specialis informasi mulai untuk berkomunikasi tentang kebutuhan data untuk suatu system informasi,mereka akan berbicara mengenai pengumpulan field-field data yang saling berhubungan(Entitas) daripada field-field data individu.Tabel merupakan hasil dari pemecahan entitas menjadi unit-unit yang ukurannya kecil yang mengikuti aturan-aturan struktur basis data.satu entitas dapat berubah menjadi satu table,namun sering kali satu entitas dipecah menjadi menjadi beberapa table.ERD adalah tingkat konseptualisasi data yang lebih tinggi daripada table.

Diagram Kelas

      Teknik dimana data yang digunakan dalam aplikasi dan tindakan-tindakan yang terkait dengan data dapat disajikan secara grafis,dan merupakan beberapa model rancangan yang berorientasi pada objek.Objek adalah bongkahan konseptual dari suatu system informasi data.
            Diagram kelas terdiri atas kelas-kelas yang memiliki nama,field-field didalam kelas,dan tindakan-tindakan (metode)yang dilakukan atas kelas.Diagram kelas dibawah dimulai dengan nama kelasdibagian atas kotak.”clsPERUSAHAAN” adalah nama kelas dari entitas PERUSAHAAN yang sudah diuraikan sebelumnya. Relasi antar kelas “PERUSAHAAN” dengan “clsPRODUK” diberi nama “Menjual” yang dibaca dengan “satu kejadian dimana kelas”clsPERUSAHAAN” menjual satu atau lebih kejadian dalam kelas “clsPRODUK” dan “satu kejadian dimana kelas clsPRODUK akan dijual hanya pada satu kejadian dalam kelas “clsPERUSAHAAN”.

            Tindakan “Menjual produk” dapat termasuk menentukan apakah produk masih dalam persediaan, menurunkan jumlah unit produk di dalam persediaan, menurunkan jumlah unit produk di dalam persediaan berdasarkan jumlah pesanan, dan kemungkinan melakukan pemesanan lebih banyak produk dari pemasok jika persediaan telah berada pada tingkat pemesanan kembali. Diagram kelas masih merupakan penyajian data konseptual di tingkat atas, namun penambahan tindakan yang akan diambil diatas data dapat membantu memperjelas rancangan spesifik tabel-tabel di dalam basis data. 

F.     MENGGUNAKAN BASIS DATA

      Kita biasanya berinteraksi dengan sebuah basis dta dari sebuah komputer pribadi meskipun data tersebut berada ditempat lain dalam jaringan. Formulir , laporan dan query aadalah metode-metode umum yang dipergunakan untuk mengakses basis data yang disimpan dalam suatu system menejemen basis data.

Laporan dan Formulir

      Mayoritas interaksi pengguna dengan basis data adalah melalui laporan dan formulir. Sebagian besar vendor piranti lunak menejemen lunak basis data menawarkan GUI yang memudahkan pembuatan formulir dan laoporan. Kebanyakan laporan dan formulir yang dibutukan oleh pengguna dapat dibuat tanpa bantuan dari professional system informasi.
Perbedaan terbesar antara formulir dan laporan adalah dalam formatnya. Formulir secara tipikal menampilkan satu record saja dalam satu waktu dan tidak memberikan ikhtisar data dan biasanya tidak melakukan aagregasi data dari banyak table basis data. Perbnedaan terbesar antara formulir dan laporan adalah bahwa formulir memiliki kemampuan ini namun jarang dipergunakan . perbedaan terbesar antara formulir dan laporan adalah bahwa formulir dapat digunakan untuk menambah, menghapus dan memodifikasi record-recor basis data. Menunjukkan bahwa sebuah formulir untuk memasukkan matakuliah ke da;lam basis data. Formulir ini dikembangkan Access, tetapi ia mewakili formulir lain yang dihasilkan oleh sebagian besar piranti lunak DBMS paling besar.

      NAVIGASI pengguna dapat melakukan navigasi dari satui record berikutnaya dengan mempergunakan navigasi yang berada di bagian bawah formulir. Icon pada baris navigasi memerintahkan formulir untuk membuat satu record baru. Formulir memungkan dilakukannya pembuatan record bariu maupun modivasi record-record yang sudah ada.

      AKURASI Formul;ir akan menjalankan definisi field data yang telah ditentukan ketika basis data dibuat. Definisi-definisi tersebut dapat menentukan nilai-nilai valid tertentu, rentang data untuk nilai-nilai numeric. Dan aturan-aturan yang lain yang mendukung akurasi. Ia juga dapat menerapkan aturan-aturan yang berada berada diluar jangkauan nilai-nilai data pada aplikasi area bisnis tertentu, bukannya satu aturan nialai umum yang berlaku bagi keseluruhan pengguna basis data. 

      KONSISTENSI. Konsistensi adalah hal yang sangat penting ketika nilai-nilai field dalam satu table dipergunakan untuk menggabungkan recordnya ke table yang lain. Jika seseorang pengguna salah memasukkan nilai field, maka artinya record tersebut tidak akan digabungkan ke tabel-tabel yang lain. Perhatikan bahwa satu menu drop-down ditampilkan kepada pengguana untuk memasukkan nilai. Field yang diberi label jurusan yang menawarkan akan terkait dengan field singkatan dalam table MATA KULIAH. Field tersebut menghubungkan satu record table MATAKULIAH ke satu record dalam table JURUSAN. Menu drop down hanya akan menampilkan nilai-nilai yang telah dimasukkan ke dalam field Singkatan dari table JURUSAN, jadai entri-entri didalam formulir kana dibatasi agar konsisten diantara table.

      PENYARINGAN. Basis data dapat memiliki jumlah data yang luar biasa banyaknya. Pengguna mungkin ingin menyaring record yang ingin dilihat dengan menggunakan formulir ini. Setiap field dalam formulir dapat membuat filter sehingga hanya mata kuliah tingkat tiga yang akan ditampilkan. Penyaringan membantu mengatasi kelebihan informasi. Ia juga dapat ,membatsi akses seseorang pengguna terhadap data dalam basis data jika ada beberapa record tertentu yang ingin dirahasiakan.

      SUBFORMULIR. mengilustrasikan kombinasi formulir dan subformulir. Ketika pengguna memasukkan informasi matakuliah, pada waktu yang bersamaan mereka mereka juga dapat memasukkan informasi mengenai proyek-proyek. 

      LAPORAN adalah data teragregasi dari basis data yang diformat dengan cara yang akan membantu pengambilan keputusan. Sebagi contoh: adalah laporan yan menampilkan setiap jurusan dengan daftar matakuliah yang diajarkandan proyek yang diisyaratkan untuk matakuliah tersebut.

      Satu asumsi dibuat oleh penghasil laporan yaitu jika tidak terdapat detail pada record pada tingkat terendah, maka record pada tingkat terendah, maka record pada tingkat tertinggi untuk detail tersebut hendaknya tidak perlu ditampilkan. Mengilustrasikan bahwa table JURUSAN berhubiungan ke bawah denagn table MATA KULIAH , yang selanjutnya berhubungan kebawah dengan table PROYEK. Kecuali jika terdapat entry yang berhubungan dalam table PROYEK, maka entry tebekl MATA KULIAH tidak akan ditampilkan. Jika tidak ada record dari table MATA KULIAH yang dipergunakan maka record JURUSAN juga tidak akan ditampilkan.

      Mengharuskan laporan menampilkan record bahkan ketika tidak ditemukan record yang sama di table yang lebih rendah adalah suatu pekerjaan yang mudah. Tetapi jika para penggumna tidak mengetahui bahwa laporan yang dibuat dengan aturan standart dapat pengecualian record-record tertentu, maka mereka dapat mengambil keputusan yang kurang terinformasi dengan baik.

Query

      Beberapa pengguna ingin melangkah lebih jauh dari laporan dan formu;lir untuk memberikan pertanyaan langsung ke basis data. QUERY adalah suatu permintaan kepada basis data untuk menampiolkan record-record yang dipilih. System manejemen basis data biasanya memberikan antarmuka yang mudah untuk digunakan bagi para pengguna.
Query pada umumnya memilih field data dalam jumlah terbatas dan kemudian membatasi record-record yang ditampilkan berdasarkan stu kumplulan criteria tertentu. 
Konsep Query by-exemple adalah suatu hal yang signifikasi karena pentingnya arti seorang manejer dapat melakukan akses langsung atas nilai-nilai basis data. Formulir dan laporan dapat menampilkan sejumlah hasil yang menampilkan sejumlah hasil yang mengaburkan hal-hal yang sebenarnya ingin ditemukan oleh menejemen. Menejer dapat memanfaatkan QBE untuk dapat dengan cepat menemiukan data tertentu untuk memecahkan masalah.

Bahasa Query Terstruktur

      Bahasa Query Terstruktur atau Struktured Query Language (Sql) adalah kode yang digunakan oleh system manejemen basis data relasional untuk mengerjakan pekerjaan-pekerjaan basis data-nya. Meskipun pengguna dapat melihat Sebagai QBE, system basis data melihat bahasa query terstruktur Piranti Lunak DBMS memiliki GUI dan program-program ‘wizard’ yang dapat menuntun pengguna menggunakan query dengan cara yang mudah digunakan.
            SQL telah menjadi topic yang penting karena dua alas an. Pertama seiring dengan lebih banyak basis data yang dapat diakses melalui WEB, menejer dan para professional lainnya perlu untuk mengetahui bahwa SQL adalah metode pilihan untuk berinteraksi denagn basis data berbasis WEB. Kedua, para menejer perlu untuk mengetahui bahwa menulis SQL bukanlah hal yang sulit bagi sebagian besar kebtuhan data mereka.

Pemrosesan Basis Data Lanjutan

      Pemrosesan analitis on-line aanalytical processing (OLAP) telah menjadi hal yang semakin umum dalam piranti lunak system menejemen basis data. Vendor-vendor memasukkasn fitur ini untukl memungkinkan dilakukannya analisis data yang mirip dengan statistic cross-tabulation. Sebagai contoh, salah satu field dalam table PROYEK berisi angka nilaoi yang diberikan untuk proyek. Jika anda ingin mengetahui jumlah dari seluruh nilai untuk proyek-proyek dalam setiap matakulih di setiap jurusan, maka OLAP akan berguna.
Data mining, data marts dan data werehousing mengacu pada kelompok konsep yang melihat data perusahaan sebagau sebuah peti harga yang harus dibuka, diperiksa dan dikuasai. Ketiganya memusatkan perhatian pad metodologi yang menawarkan akses yang cepat kepada para pengguna.

      Knowledge discovery (penemuan pengetahuan) adalah konsep menarik lainnya. Dengan berkembangnya basis data dan semakin banyaknya jumlah data yang disimpan, bagaimana para pengguna dapat mengetahui seluruh relasi diantara data? Apakah terdapat data yang penting dalam bais data yang tidak dipergunakan? Knowledge mencoba untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan diatas dengan menganalisis pengguna data dan kesamaan data diantara table-tabel berbeda.

G.    PERSONEL BASIS DATA

      Terdapat beberapa personel penting yang berkaitan dengan basis data. Administrator basis data memiliki tanggung jawab teknis maupun menejerial atas sumber daya basis data.

Administrator Basis Data

      Spesialis informasi yang ahli dalam mengembangkan, menyediakan dan mengamankan basis data adalah administrator basis data. Administrator basis data mengawasi seluruh aktivitas basis data. Mereka harus memiliki keahlain menejerial maupun keahlian teknis yang tinggi. Tugas-tugas DBA dapat dibagi menjadi empat area utama:perencanaan, implementasi operasi dan keamanan:

Perencanaan basis data

      Mencakup bekerja dengan menejer-menejer area bisnis dalam mendefinisikan kebutuhan data perusahaan.

Implementasi basis data

      Terdiri atas pembuatan basis data untuk mengikuti spesifikasi dari sistem manajemen basis data yang dipilih, maupun menyiapkan dan melaksanakan kebijakan dan prosedur bagi pengguna basis data.

Operasi basis data

      Meliputi penawaran program-program pendidikan bagi para pengguna basis data dan memberikan bantuan jika dibutuhkan.

Keamanan basis data

      Meliputi pengawasan aktivitas basis data dengan menggunakan angka statistik yang diberikan oleh sistem menejemen basis data.

Programer Basis Data

      Programmer basis data menunjukkan spesialisasi dan seleksi tingkat tinggi. Mereka sering kali memiliki lebih banyak pengalaman dan pelatihan daripada programmer-programer lain yang dimiliki oleh perusahaan. Salah satu alasannya adalah bahwa basis data merupakan pusat penyimpanan fakta bagi perusahaan. Jika terjadi kesalahan pemrogaman di dalam basis data, maka konsekuensinya akan dapat dirasakan oleh pengguna dalam jumlah yang sangat besar. Karena alas an ini, perusahaan menginginkan para programmer basis data-nya dipilih dari personel paling ahli yang tersedia.Programer basis data sering kali menuliskan kode untuk memecah dan/atau mengagresasikan data basis data. Seorang pengguna kemudian men-download data yang telah dikumpulkan secara efisien ini dari sumber daya computer perusahaan ke computer pribadinya. Salah satu keuntungan salah satu keuntungan adalah basis data perusahaan hanya diakses satu kali saja, dan pemrosesan basis data lebih lanjut akan terjadi hanya pada sumber daya komputasi pengguna, sehingga memberikan tingkat efesiensi yang lebih tinggi bagi penggunaan basis data. Keuntungan lainnya adalah bahwa pengguna tidak perlu mengakses sepenuhnya basis data perusahaan, dan karena seseorang pengguna akan memiliki kemungkinan lebih besar untuk melakukan kesalahan dari pada seseorang programmer basis data, maka basis data tersebut menjadi lebih aman. 

Pengguna Akhir

      Pengguna akhir tidak dapat diabaikan sebagai personel penting yang berinteraksi dengan basis data. Mereka membuat laporan dan formulir memberikan query kepada basis data dan menggunakan jawaban dari basis data mereka untuk pengambilan keputusan yang akan mempengaruhi perusahaan dari unsure pokok lingkungannya. Peranti lunak system manajemen basis data telah mengalami evolusi dengan mendorong interaksi oleh para pengambil keputusan. pengguna tidak perlu mengetahui bagaimana cara membuat kode dari bahasa query terstruktur. Formulir query-by-example memungkinkan poengguna memilih beberapa pilihan dan menjalankan query. Semakin mudahnya penggunaan telah menimbulkan kenaikan penggunaan oleh pengguna terakhir, yang selanjutnya dapat menyebabkan meningkatnya jumlah kesalahan yang dilakukan oleh pengguna akhir.
System manajemen basis data membuat asumsi-asumsi mengenai apa yang diinginkan oleh pengguna pada saat mereka meng-klik melalui antar muka basis data. Kecuali jika pengguna mengetahui asumsi-asumsi yang dibuat, data yang ditampilkan mungkin bukanlah hal yang dibutuhkan untuk pengambilan keputusan. Pengguna memerlukan pelatihan dalam system basis data sehingga sumber daya basis data akan dapat menjadi aset yang sebenarnya dalam pengambilan keputusan.

.

H.    Menempatkan Sistem Manajemen Basis Data dalam Perspektif

            Sistem manajemen basis data atau DBMS merupakan perangkat lunak yang dapat melakukan utilisasi dan mengola koleksi data dalam jumlah yang besar. DBMS juga di rancang untuk melakukan manipulasi data secara lebih muda. Sebelum adanya DBMS, data pada umumnya disimpan dalam bentuk flat file, yaitu file teks yang ada pada sistem operasi DBMS dapat diartikan sebagai program komputer yang digunakan untuk memasukkan, mengubah, menghapus, memodifikasi dan memperoleh data/informasi dengan praktis dan efisien.

            Melalui manajemen basis data, memungkinkan bagi kita untuk membuat sebuah basis data, memelihara isisnya dan menyebarkan data kepada khalayak pengguna  yang luas tanpa harus menggunakan pemrograman komputer dengan biaya yang mahal.setiap teknologi informasi memiliki keuntungan dan kerugiannya masing-masing dan begitu juga sistem manajemen basis data.

Kelebihan dari DBMS antara lain adalah:

a.         Kepraktisan DBMS menyediakan media penyimpan permanen yang berukuran kecil namun  banyak menyimpan data jika dibandingkan dengan menggunakan kertas.

b.         Kecepatan. Komputer dapat mencari dan menampilkan informasi yang dibutuhkan dengan cepat.

c.         Mengambil data secara cepat, praktis

d.        Meningkatkan keamaanan data

e.         Mengurangi kejemuan; Pekerjaan yang berulang-ulang dapat menimbulkan kebosanan bagi manusia, sedangkan mesin  tidak merasakannya.

f.          Update to date; Informasi yang tersedia selalu berubah dan akurat setiap.

g.         Memudahkan pengguna dalam menggali informasi dari kumpulan data

h.         Mengurangi duplikasi data atau data redundancy

i.           Meningkatkan keamanan data

j.           Memudahkan pengguna dalam menggali informasi dari kumpulan data

k.         Meningkatkan pemeliharaan data melalui independensi data

Kelemahan-kelemahan DBMS antara lain:

a.         Biaya Kebutuhan untuk medapatkan perangkat lunak dan perangkat keras yang tepat cukup mahal, termasuk biaya pemeliharaan dan sumber daya  manusia yang mengelola basis data tersebut.

b.        Mempekerjakan dan mempertahankan DBA

c.         Sangat kompleks. Sistem basis data lebih kompleks dibandingkan dengan proses berkas, sehingga dapat mudah terjadinya kesalahan dan semakin sulit dalam pemeliharaan data.

d.        Memerlukan suatu skill tertentu untuk bisa melakukan administrasi dan manajemen database agar dapat diperolehh struktur dan relasi data yang optimal.

e.         Memerlukan kapasitas penyimpanan baik eksternal disc maupun internal memory agar DBMS dapat bekerja cepat dan efisien.

f.         Kebutuhan akan sumber daya resources biasanya cukup tinggi.

BAB III

KESIMPULAN

KESIMPULAN

      Manajemen sumber daya data, yaitu sebuah aktivitas manajerial yang mengaplikasikan teknologi sistem informasi seperti manajemen database, gudang data, dan alat manajemen data lainnya dalam tugas untuk mengelola sumber daya data organisasi agar dapat memenuhi kebutuhan informasi pihak-pihak yang berkepentingan dengan bisnis mereka. Struktur basis data adalah cara data diorganisasi agar pemrosesan data menjadi lebih efisien. Struktur ini kemudian diimplementasikan melalui suatu sistem manajemen basis data.

      Sistem manajemen basis data (DBMS) adalah suatu peranti lunak yang menyimpan struktur basis data, data itu sendiri , hubungan di antara data di dalam basis data, nama-nama formulir, jenis-jenis data, angka di belakang desimal, jumlah karakter, nilai-nilai default, dan seluruh uraian field lainnya.

Keuntungan DBMS :

a.         Kepraktisan DBMS menyediakan media penyimpan permanen yang berukuran kecil

b.        Kecepatan.

c.         Mengambil data secara cepat, praktis

d.        Meningkatkan keamaanan data

e.         Mengurangi kejemuan

f.         Update to date

g.        Memudahkan pengguna dalam menggali informasi dari kumpulan data

h.        Mengurangi duplikasi data atau data redundancy

i.          Meningkatkan keamanan data

j.          Memudahkan pengguna dalam menggali informasi dari kumpulan data

k.        Meningkatkan pemeliharaan data melalui independensi data

Kelemahan-kelemahan DBMS antara lain:

a.       Biaya Kebutuhan untuk medapatkan perangkat lunak dan perangkat keras yang tepat cukup mahal

b.      Mempekerjakan dan mempertahankan DBA

c.       Sangat kompleks.

d.      Memerlukan suatu skill tertentu untuk bisa melakukan administrasi dan manajemen database agar dapat diperolehh struktur dan relasi data yang optimal.

e.       Memerlukan kapasitas penyimpanan baik eksternal disc maupun internal memory agar DBMS dapat bekerja cepat dan efisien.

f.       Kebutuhan akan sumber daya resources biasanya cukup tinggi.

DAFTAR PUSTAKA

Reymond, MC Leod. 2009. Sistem Informasi Manajemen. Salemba Empat

http://danar-pake.blogspot.com/2010/11/konsep-data-mencakup-hirarki-data.html

http://rheygorou.blogspot.com/2013/03/v-behaviorurldefaultvmlo_22.html